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율촌

내부조사를 위한 조사면담 시 실무상 유의사항

리걸에듀

[2021.01.04.]



최근 직장 내 괴롭힘, 직장 내 성희롱 등을 비롯한 비위행위에 관한 사내조사가 매우 활발합니다. 그리고 사내조사 과정에서는 감사팀, 인사부서, 조사 T/F 등 조사주체에 의해 징계혐의자, 제보자, 대상사안에 관련된 임직원, 협력업체 임직원 등과 사실관계 확인을 위한 조사면담이 빈번하게 이루어집니다. 이러한 조사면담 결과는 징계, 고소, 손해배상 청구 등 후속조치를 위한 중요한 입증자료로 활용됩니다. 조사면담은 내부조사 핵심 절차라고 할 수 있습니다.


그동안 자문 경험에 따르면, 조사주체와 대상자간 이해가 첨예하게 대립되는 조사면담 특성상, 예상치 못한 다양한 문제와 분쟁이 발생합니다. 그러한 문제는 특히 면담 대상자의 개인정보 보호, 조사권과 비밀유지의무의 관계 등 민감한 정보 취득, 활용의 적법성과 실무상 가장 법적 위험이 낮은 처리방안에 관한 경우가 많습니다.



1. 조사면담과 관련, 개인정보 제공 및 활용 동의서를 받아야 하는지?

조사면담을 하게 되면 통상 질의 응답내용을 기재한 문답서를 작성하게 되는데, 동 문답서를 사내징계 등 후속조치를 위해 공개적으로 활용하면 사실관계에 따라 개인정보 보호법 위반 문제가 발생할 수도 있습니다. 조사주체는 개인정보보호법상 개인정보처리자로 인정되고 면담 대상자로부터 취득한 대상자에 관한 정보는 개인정보로 인정될 여지가 높기 때문입니다.


조사주체가 적법하고 공정한 조사를 위해, 이러한 개인정보보호법 위반 결과가 발생되지 않도록 필요한 조치를 취해야 함은 당연합니다. 따라서 조사면담 시 대상자로부터 개인정보 제공 및 활용에 관한 개별 동의서를 받는 것을 내부조사의 원칙으로 정해서 실천하는 것이 바람직하고, 법적으로 가장 안전합니다.


즉, 일반적으로 조사면담 요청에 자발적으로 응한 직원들이 향후 문답서 활용을 문제 삼을 가능성은 낮지만, 조사면담과 관련해 개인정보 수집 및 활용에 관한 개별 동의를 받는 것을 표준적 절차로 하는 것이 적절합니다. 이때 개별적 동의 방법으로는, 문답서 작성 후 조사면담 관련 유의사항(조사면담 진행 사실 및 내용 외부 누설 금지 등)을 알리면서 그에 동의하는 자필서명을 받는데, 이때 조사면담에서 취득된 개인정보에 관해 제공 및 활용 동의도 특정해서 받는 방법이 자연스러울 것입니다.


단, 조사면담 성격, 대상자의 적대적 태도 등과 관련, 개별 동의서를 받는 것이 적절하지 않거나, 받지 못하는 경우도 있습니다. 이 때에도 원칙적으로 조사면담을 그대로 진행하되, 개별 동의서 미수령이문답서 활용을 통한 실체적 진실의 발견에 제약이 되지 않도록 해당 조사면담을 적절히 활용하는 방안을 찾기 위해 사후적으로 노력해야 합니다.


예컨대, 우선 감사 등 회사 업무 수행을 위해 개인정보를 수집하거나 활용할 수 있다는 포괄적 동의가 입사절차 과정에서 이미 이뤄진 것이 아닌지 확인하는 것이 필요합니다. 만일 이러한 동의를 얻은 점이 확인된다면, 별도로 대상자로부터 문답서의 활용에 대해 동의를 받을 필요가 없는 경우도 있습니다. 대상자가 활용에 반대하는 부분을 제외하고 문답서를 작성하는 것을 제안하거나, 별도의 진술서를 제출하도록 하는 방안을 통해 대상자를 시간을 두고 설득하는 방법도 생각할 수 있습니다.



2. 노동분쟁 절차에서 대상자 확인 서명 없는 문답서 활용 방법은?

직장 내 괴롭힘 등 조사 과정에서 보복을 염려해 조사면담을 마쳤지만 문답서 확인 서명을 거부하는 조사면담 대상자를 대하는 경우도 종종 있다. 이때 노동위원회 구제신청절차나 법원 소송절차 등 노동분쟁절차에서 그러한 대상자의 문답서를 어떻게 증거로 활용할지 문제됩니다.


형사사건에서 범죄사실 인정에 활용되는 증거에 대해서는 그 증거능력에 엄격한 법적 제한이 있지만, 노동위원회 및 법원에서 진행되는 노동분쟁 절차에서는 증거능력상 제약 정도가 낮고, 자유심증주의에 따라 형식적, 법률적 증거규칙에 얽매이지 않고 재량에 따라 법원이 그 증명력을 판단할 수 있음이 원칙입니다.


이와 관련, 통상 실무에서는 위 확인서명을 거부하는 경우 문답서 활용을 포기하는 것이 아니라, 문답서상 대상자가 쉽게 특정 될 수 있는 부분을 전부 가림(masking) 처리해서 노동위원회나 법원에 제출하는 방식을 활용하는 경우가 있습니다.


물론 위와 같이 제출된 문답서는 진술자가 공개되지 않아 검증이 어렵기 때문에 그 증명력 면에서 불리할 수 있습니다. 그러나 노동분쟁에서 입증책임은 형사상 유죄 입증을 위한 정도, 즉, 합리적 의심이 없는 정도(확증 정도가 90% 이상이 돼야 한다고 설명되기도 합니다)에 이를 것이 요구되지 않고, 여전히 높은 정도이기는 하지만 고도의 개연성 있는 정도 ('십중팔구의 확신'이라고 설명되기도 합니다)면 충분합니다. 위 문답서도 다른 증거와 결합해 효과적으로 주장사실을 입증할 수 있다면 여전히 고도의 개연성 있는 증명에 기여할 수 있습니다.



3. 대상자가 문답서를 활용하지 않도록 명시적으로 요청한 경우 대응방법은?

문답서 대상자가 확인 서명을 거부하거나 기존 서명의 삭제를 요구하는 것을 넘어 향후 일체 소송 등 활용하지 않을 것을 명시적으로 요청하는 경우도 있습니다. 그 경우 그 요청에 반해 조사주체가 문답서를 활용하면, 대상자는 관련자를 상대로 불법행위에 기한 위자료를 청구하거나, 직장 내 괴롭힘을 이유로 진정을 하거나, 개인정보보호법 위반 고소를 하는 상황도 발생할 수 있습니다. 이 경우 법적 책임은 물론, 공정한 조사를 통해 실체적 진실을 밝힌다는 내부조사의 목적 달성에도 곤란이 발생합니다.


따라서 해당 문답서 활용은 지양하는 것이 원칙입니다. 단, 이러한 원칙은 해당 문답서 활용을 완전히 포기해야 함을 의미하지 않습니다. 이는 당연한 것이나, 내부조사 실무에서는 의외로 이 점이 간과되고, 대상자 요청을 그대로 주어진 것으로 받아들여 해당 문답서의 활용에 소홀한 경우도 있는 것 같습니다.


우선 대상자가 문답서 활용을 반대하는 이유는, 합리적 판단의 결과라기보다는 보복에 대한 과도한 두려움, 조사 공정성에 관한 근거 없는 불신에서 기인하는 경우가 많습니다. 따라서 조사주체가 대상자 익명을 최대한 보호하고, 잠재적 보복 피해가 발생하지 않도록 하기 위한 조치를 취하면 (예컨대 즉각적인 대기발령 조치를 통해 진정성을 보여줌), 대상자가 설득돼 문답서 활용에 동의하는 경우가 많고, 시간의 경과에 따라 대상자의 입장이 변경되는 경우도 많습니다. 따라서 조사주체로서는 활용 동의를 받기 위한 노력을 포기할 일은 아닙니다.


이와 관련해 불가피하게 문답서를 활용해야 하는 상황이라도 최대한 성명, 주민번호 등 인적사항을 비롯해, 입사일, 직급 등 다른 정보와 결합해 해당 인물의 식별이 가능한 정보는 삭제해 제출한다는 점을 강조하는 것도 효과가 있습니다.


아울러 조사주체는 문답서 활용에 대한 동의만을 고집할 것이 아니라, 새로운 정보원을 찾는 방법, 아니면 대상자 신원이 노출되지 않는 다른 정보 취득 방법도 적극적으로 고민해야 합니다. 그런 방법은 상황에 따라 다양하겠으나, 예컨대 외부 조사 전문기관을 통해 문제부서 전원에 대해 전수조사를 하고, 그 전수조사 결과를 진술자 정보 공개 없이 조사보고서로 제출하도록 하는 방법, 사내 핫라인을 통한 익명제보를 받는 방법이 있습니다.



4. 조사면담 시 다른 대상자가 언급한 내용을 활용할 수 있는지

실무적으로 조사주체는 풍부한 진술을 유도하기 위해 다른 조사면담 대상자가 언급한 내용을 인용하면서 질문하는 경우가 있습니다. 현실적으로 이렇게 조사면담을 진행하지 않으면 대상자는 굳이 새롭고 구체적 진술을 할 필요를 느끼지 못해 의미 있는 진술을 하지 않는 경우도 많습니다.


그런데 조사면담 시 다른 대상자 면담내용을 조심성 없이 활용하면, 조사상 비밀유지의무 위반의 법적 문제가 제기될 수 있습니다. 법적 문제를 떠나, 조사주체는 대상자에 대해 관련 내용을 기밀로 할 것을 요구하면서 막상 조사주체는 대상자가 어렵게 밝힌 민감한 진술내용을 함부로 활용하면, 대상자의 조사주체에 대한 신뢰가 떨어져서 전반적으로 내부조사에 지장이 초래될 수도 있습니다.


이러한 사정을 고려할 때, 조사주체는 누가 어떤 내용의 발언을 했는지는 구체적으로 언급하지 않고, 조사 진행에 필요한 한도 내에서 추상적으로 사건 맥락을 설명하는 것이 적절합니다. 아울러 조사면담 후 개인정보 관련 동의서를 받을 때 사내조사에 필요한 한도 내에서 제공한 정보가 사용될 수 있다는 점을 동의서에 포함하는 것이 필요할 것입니다.



5. 대상자의 문답서 등 조사자료 제공 내지 공개 요청에 응해야 하는지?

대상자, 특히 징계대상 행위를 저질렀다고 의심받는 직원은 향후 법적 조치에 대한 대응을 위해 본인 또는 제3자의 문답서 사본을 교부해 달라고 하거나 조사자료의 공개 내지 제공을 요구하는 경우가 흔합니다. 이 경우 적절한 대응방법이 문제가 됩니다.


통상 대상자가 서명 전 본인의 문답서를 열람하고 검토, 수정할 수 있는 기회는 절차적 공정의 차원에서, 또 문답서 신빙성 및 증명력을 높이기 위해 부여하는 것이 필요하고 또 적절합니다. 그러나 이를 넘어선 문답서 또는 조사자료 공개는 신중할 필요가 있습니다. 즉, 조사면담과 그 이후 문답서 작성, 조사자료 수집은 어디까지나 인사처분이나 법적 책임의 추궁 여부를 정하기 위한 것이며, 외부 공표나 대상자 제공을 위한 것이 아닙니다. 특히 문답서 사본은 일단 교부되면 쉽게 배포돼 내부조사에 관한 비밀의 관리와 유지가 어렵고 사내질서가 문란해질 염려도 있습니다. 따라서 조사주체가 이러한 요구에 응하지 않는 것이 통상의 실무이며, 그러한 실무는 적절하다고 하겠습니다.


단, 핵심 진술을 할 대상자의 강력한 요청이 있고, 제반 사정상 비밀유지 등 문제가 없다면 원활한 내부조사를 위해 전향적으로 문답서 사본 제공 등을 고려해야 하는 예외적 상황도 있을 수 있습니다.


단, 이 경우에도 부작용을 최소화 할 수 있는 방안을 찾아야 합니다. 예컨대, 사내조사가 진행되는 기간 동안 민감한 내용의 외부 유출 등으로 조사 활동에 지장이 있다는 점을 적절히 설명하고 내부조사 종료 또는 징계 절차 후로 공개시기를 연기하거나, 사본 교부는 거부하되 언제든지 열람이 가능하다고 설득하는 방안도 고려해야 합니다.


한편, 조사주체가 조사자료를 공개하지 않더라도, 내부조사에 이은 징계 후 대상자가 불복해 노동위원회 구제신청이 이루어진 경우, 노동위원회는 조사주체가 보유한 문답서 등의 제출을 요구할 수 있고, 이 경우 원칙적으로 그 제출에 응해야 합니다. 이 경우 문답서 등은 소위 '노위증'으로 분류돼 대상자에게 즉각 공개되지 않지만, 향후 정보공개청구에 의해 대상자에 공개될 염려를 완전히 배제할 수는 없습니다. 따라서 조사주체는 문답서 등이 조사주체 의사와 무관하게 외부 공개될 가능성을 염두에 두고, 처음부터 문답서 등에 부정확하고 오해 소지가 있는 내용, 불필요한 내용이 담기지 않도록 유념할 필요가 있습니다.



박은재 변호사 (ejpark@yulchon.com)

조상욱 변호사 (swcho@yulchon.com)

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